LETTERS
OF INQUARY
PERTEMUAN
II
Pengorganisasian
sruktur manajemen
A.
Definisi Pengorganisasian
Pengertian
Pengorganisasian adalah suatu proses penyusunan struktur organisasi yang
sesuai dengan tujuan, sumber daya yang
dimiliki, dan lingkungan yang melingkupinya. Dengan
demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi.
B.
Pengorganisasian Sebagai Fungsi Manajemen
Fungsi pengorganisasian adalah suatu
kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang
dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta
menggapai tujuan perusahaan
Dengan kata lain pengorganisasian
adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan pembagian tugas.
Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan
orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi
tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa
yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas
tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, dan
pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
Jadi secara
keseluruhan,pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manjemen amatlah penting
karena tanpa ada langkah ini, tidaklah terwujud, seperti orgnanisasi, uraian
tugas wewenang dan tanggung jawab,uraian kaitan tugas atau pekerjaan yang satu
dengan pekerjaan yang lain. Sementara itu, sumber-sumber dasar (manusia dan
nonmanusia) tidak dapat digerakan untuk mencapai tujuan sebagaimana telah
diterapkan atau melalui perencanaan.
Actvating Manajemen
A.
Definisi Actvating
Actuating
merupakan fungsi yang paling fundamental dalam manajemen, karena merupakan
pengupayaan berbagai jenis tindakan itu sendiri, agar semua anggota kelompok
mulai dari tingkat teratas sampai terbawah, berusaha mencapai sasaran
organisasi sesuai rencana yang telah ditetapkan semula, dengan cara terbaik dan
benar. Memang diakui bahwa usaha-usaha perencanaan dan pengorganisasian
bersifat vital, tetapi tidak akan ada output konkrit yang akan dihasilkan
sampai kita mengimplementasi aktivitas-aktivitas yang diusahakan dan yang
diorganisasi. Untuk maksud itu maka diperlukan tindakan penggerakan (actuating)
atau usaha untuk menimbulkan action.
Fungsi-fungsi
manajemen menurut George R. Terry (Disingkat POAC) dalam Mulyono(2008:23),
yaitu “planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating
(penggerakan),controlling (pengendalian)”. Dalam hal ini, George R. Terry
(1986) mengemukakan bahwa, “Actuating merupakan usaha menggerakkan
anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan
berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota
perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai
sasaran-sasaran tersebut.” Jadi actuating adalah usaha menggerakkan seluruh
orang yang terkait, untuk secara bersama-sama melaksanakan program kegiatan
sesuai dengan bidang masing-masing dengan cara yang terbaik dan benar.
B.
Pentingnya Actvating
Hal yang penting untuk diperhatikan
dalam penggerakan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan
termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika : (1) merasa yakin akan mampu
mengerjakan, (2) yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi
dirinya, (3) tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang
lebih penting, atau mendesak, (4) tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi
yang bersangkutan dan (5) hubungan antar teman dalam organisasi tersebut
harmonis.
Pertama, adalah melakukan pengarahan
(commanding), bimbingan (directing) dan komunikasi (communication) (Nawawi,
2000:95). Dijelaskan pula bahwa pengarahan dan bimbingan adalah kegiatan
menciptakan, memelihara, menjaga/mempertahankan dan memajukan organisasi
melalui setiap personil, baik secara struktural maupun fungsional, agar langkah
operasionalnya tidak keluar dari usaha mencapai tujuan organisasi (Nawawi, 2000
: 95). Kedua, penggerakan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk
menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan
dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara
optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.
Fungsi actuating lebih menekankan
pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi.
Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti
dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada
pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk
mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja
sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing
SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah
ditetapkan.
C.
Prinsip Actvating
Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan
yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya
secara etektit serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam
manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut
manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri.
Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda.
Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan
dalam melakukan pengarahan yaitu:
1. Prinsip mengarah kepada tujuan.
2. Prinsip keharmonisai dengan tujuan.
3. Prinsip kesatuan komando.
Pada umumnya pimpinan menginginkan
pengarahan kepada bawahan dengan maksud agar mereka bersedia untuk bekerja
sebaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip – prinsi di atas. Cara-cara
pengarahan yang dilakukan dapat berupa :
1. Orientasi Merupakan cara pengarahan dengan memberikan
informasi yang perlu supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
2. Perintah Merupakan
permintaan dri pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya untuk melakukan
atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.
3. Delegasi wewenang Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan
melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahannya.
Mengendalikan
Fungsi Manajemen
A.
Definisi Controling
Pengendalian (kontrol)
adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian,
pengaturan staff, dan mengarahkan. Mengendalikan merupakan fungsi penting
karena membantu untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif
sehingga meminimalkan penyimpangan dari standar dan mengatakan bahwa tujuan
organisasi telah tercapai dengan cara yang baik.
Menurut konsep modern kontrol adalah
tindakan meramalkan sedangkan konsep awal pengendalian hanya digunakan ketika
kesalahan terdeteksi. Kontrol dalam manajemen berarti menetapkan standar,
mengukur kinerja aktual dan mengambil tindakan korektif.
Pada tahun 1916, Henri Fayol merumuskan
salah satu definisi pertama kontrol karena berkaitan dengan manajemen :
Pengendalian suatu usaha terdiri dari
melihat bahwa segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang
telah diadopsi, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah
ditetapkan. Adalah penting untuk mengetahui kesalahan agar mereka dapat
diperbaiki dan dicegah dari berulang.
B.
Kontrol Sebagai Proses Manajemen
Kendali, sering juga disebut Pengawasan, Controlling atau,
sering juga disebut pengendalian adalah satu diantara beberapa fungsi manajemen
berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang
dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan tujuan yang telah
digariskan semula. Bila ditinjau dari proses, maka proses itu adalah proses
yang dilakukan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah
direncanakan dan dilaksanakan bisa berjalan sesuai target yang diharapkan. Pengawasan merupakan tindakan seorang manejer untuk menilai
dan mengendalikan jalan suatu kegiatan yang mengarah demi tercapainya tujuan
yang telah ditetapkan
C.
Tipe-tipe Kontrol
Pengawasan Pendahuluan
(feedforward control).
Pengawasan pendahuluan, atau sering disebut steering controls, dirancang untuk mengantisipasi
masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan
memungkingkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu
diselesaikan. Jadi pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif, dengan
mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu
masalah terjadi. Pengawasan ini akan efektif apabila manajer mampu mendapatkan
informasi akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam
lingkungan atau tentang perkembangan terhadap tujuan yang diinginkan. Pemakalah
berpendapat bahwa tipe pengawasan seperti ini berprinsip pada peribahasa “sedia
payung sebelum hujan”. Karena pengawasan tersebut dilakukan pada tahap awal,
sebelum penyimpangan-penyimpangan terjadi, sedangkan solusinya juga telah
dibuat diawal. Maka, pimpinannya biasanya berfikir lebih kritis lagi, apa saja
masalah yang akan terjadi apabila melakukan kegiatan ini sedangkan solusinya
itu apa. Inilah pemahaman pemakalah tentang pengawasan pendahuluan.
Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan
pelaksanaan kegiatan (concurrent control). Pengawasan ini sering disebut pengawasan “ya-tidak”, screening control atau “berhenti- terus, dilakukan selama
kegiatan berlangsung. Tipe pengawasan ini merupakan proses dimana aspek
tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus
dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam
peralatan ”double check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu
kegiatan. Menurut pemakalah pengawasan tipe seperti ini memerlukan beberapa
kali kerja, pertama biasanya dilakukan sebelum melakukan pekerjaan, yang kedua
dilakukan disaat pekerjaan, dan yang ketiga dilakukan setelah kegiatan
dilakukan. Tidak mungkin suatu organisasi melakukan pengawasan diakhir
kegiatan. Pengawasan ini lebih efektif karena pengawasan tidak hanya dilakukan
disalah satu waktu saja.
Pengawasan
Umpan Balik (feedback control).
Pengawasan umpan balik, juga dikenal sebagai past- action controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan
yang telah diselesaikan. Sebab- sebab penyimpangandari rencana atau standar
ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa
dimasa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis.
Motivasi
A.
Definisi Motivasi
Motivasi
adalah suatu proses dimana kebutuhan-kebutuhan mendorong seseorang untuk
melakukan serangkaian kegiatan yang mengarah ke tercapainya tujuan tertentu.
B.
Teori Motivasi
a. Teori
Tata Tingkat-Kebutuhan
Teori
tata tingkat kebutuhan dari maslow mungkin merupakan teori motivasi yang paling
luas dikenal. Maslow berpendapat bahwa kondidi manusia berada dalam kondisi
mengejar yang bersinambung. Jika satu kebutuhan terpenuhi, langsung kebutuhan
tersebut diganti oleh kebutuhan lain.
Proses berkeinginan secara nonstop memotivasi kita sejak lahir sampai
meninggal. Maslow, selanjutnya mengajukan bahwa ada lima kelompok kebutuhan,
yaitu kebutuhan faali (fisiologikal), rasa aman, socsal, harga diri, dan
aktualisasi diri.
b. Teori
Eksistensi-Relasi-Pertumbuhan
Teori
ini dikenal sebagai teori ERG sebagai singkatan dari Existence, Relatedness,dan Growth needs. Dikembangkan oleh
Adlerfer, dan merupakan suatu modifikasi dan reformulasi dari teori tata
tingkat kebutuhan Maslow. Aldefer mengelompokkan kebutuhan ke dalam tiga
kelompok:
1. Kebutuhan
eksistensi (existence need),
merupakan kebutuhan akan subtansi material seperti keinginan untuk memperoleh
makanan, air, perumahan, mebel dan mobil. Kebutuhan ini mencangkup kebutuhan
fisiologikal dan kebutuhan rasa aman dari Maslow.
2. Kebutuhan
hubungan (relatedness needs), merupakan kebutuhan untuk membagi pikiran dan
perasaan dengan orang lain dan membiarkan mereka menikmati hal-hal yang sama
dengan kita. Individu berkeinginan untuk berkomunikasi secara terbuka dengan
orang lain yang paling dianggap penting dalam kehidupan mereka dan mempunyai
hubungan yang bermakna dengan keluarga, teman, dan rekan kerja. Kebutuhan ini
mencakup kebutuhan sosial dan bagian
eksternal dari kebutuhan esteem (penghargaan)dari Maslow.
3. Kebutuhan
pertumbuhan(growth needs), merupakan kebutuhan-kebutuhan yang dimiliki
seseorang untuk mengembangkan kecakapan mereka secara penuh. Selain kebutuhan
aktualisasi diri, juga mencakup bagian instrinsik dari kebutuhan harga diri
dari Maslow.
c. Teori
dua faktor
Teori
dua factor juga dinamakan teori hygiene- motivasi dikembangkan oleh Herzberg.
Dengan menggunakan metode insiden kritikal, ia mengumpulkan data dari 203
akuntan dan sarjana teknik. Ia tanyakan kepada mereka untuk mengingat kembali
saat-saat mereka merasakan sangat senang atau sangat tidak senang dengan
pekerjaan mereka, apa saja yang menentukan rasa demikian dan dampaknya terhadap
unjuk kerja dan rasa secara menyeluruh dari kesehatan.
C.
Definisi Motivasi Kerja
Ernest
J. McCormick mendefinisikan motivasi kerja sebagai kondisi yang berpengaruh
membangkitkan, mengarahkan dan memelihara perilaku yang berhubungan dengan
lingkungan kerja.
Kepuasan
Kerja
A.
Definisi Kepuasan Kerja
Wexley
dan yuki (1997:98) mendefinisikan kepuasan kerja ialah cara pegawai merasakan dirinya dan pekerjaannya.
B.
Aspek-aspek Kepuasan Kerja
lima aspek yang terdapat
dalam kepuasan kerja, yaitu
1. Pekerjaan itu sendiri (Work It self),Setiap pekerjaan memerlukan suatu keterampilan tertentu sesuai dengan bidang nya masing-masing. Sukar tidaknya suatu pekerjaan serta perasaan seseorang bahwa keahliannya dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan tersebut, akan meningkatkan atau mengurangi kepuasan kerja.
2. Atasan(Supervision), atasan yang baik berarti mau menghargai pekerjaan bawahannya. Bagi bawahan, atasan bisa dianggap sebagai figur ayah/ibu/teman dan sekaligus atasannya.
3. Teman sekerja (Workers), Merupakan faktor yang berhubungan dengan hubungan antara pegawai dengan atasannya dan dengan pegawai lain, baik yang sama maupun yang berbeda jenis pekerjaannya.
4. Promosi(Promotion),Merupakan faktor yang berhubungan dengan ada tidaknya kesempatan untuk memperoleh peningkatan karir selama bekerja.
5. Gaji/Upah(Pay), Merupakan faktor pemenuhan kebutuhan hidup pegawai yang dianggap layak atau tidak.
1. Pekerjaan itu sendiri (Work It self),Setiap pekerjaan memerlukan suatu keterampilan tertentu sesuai dengan bidang nya masing-masing. Sukar tidaknya suatu pekerjaan serta perasaan seseorang bahwa keahliannya dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan tersebut, akan meningkatkan atau mengurangi kepuasan kerja.
2. Atasan(Supervision), atasan yang baik berarti mau menghargai pekerjaan bawahannya. Bagi bawahan, atasan bisa dianggap sebagai figur ayah/ibu/teman dan sekaligus atasannya.
3. Teman sekerja (Workers), Merupakan faktor yang berhubungan dengan hubungan antara pegawai dengan atasannya dan dengan pegawai lain, baik yang sama maupun yang berbeda jenis pekerjaannya.
4. Promosi(Promotion),Merupakan faktor yang berhubungan dengan ada tidaknya kesempatan untuk memperoleh peningkatan karir selama bekerja.
5. Gaji/Upah(Pay), Merupakan faktor pemenuhan kebutuhan hidup pegawai yang dianggap layak atau tidak.
C.
Faktor-faktor Penentu Kepuasan Kerja
Ada 2
faktor yang mempengaruhi kepuasan kerja, yaitu factor yang ada pada diri
pegawai dan factor pekerjaannya.
a. Faktor
Pegawai
Yaitu
kecerdasan IQ, kecakapan khusus, umur, jenis kelamin, kondidi fisik,
pendidikan, pengalaman kerja, masa kerja, kepribadian, emosi, cara berpikir,
persepsi dan sikap kerja.
b. Faktor
Pekerjaan
Yaitu
jenis pekerjaan, struktur organisasi, pangkat (golongan) , kedudukan, mutu
pengawasan, jaminan finansial, kesempatan promosi jabatan, interaksi social,
dan hubungan kerja.
Contoh Kasus: Setelah adanya PHK (Pemutusan Hubungan Kerja)
besar-besaran, motivasi pekerja di sebuah perusahaan biasanya cukup rendah. Ini
bisa jadi disebabkan karena karyawan mempersepsi adanya ketidakadilan, baik
dari sudut pandang Equity Theory maupun Procedural Justice. Ketika
perusahaan memecat karyawan yang telah memberikan kontribusi berupa kerja keras
dan keahlian, karyawan mempersepsi bahwa ketidakadilan telah terjadi.
Situasi
bisa diperburuk melalui prosedur PHK. Seringkali, alasan mengapa PHK dilakukan
hanya diberikan melalui memo atau penjelasan singkat dari manajemen level
bawah, tanpa adanya pertemuan tatap muka dengan para pembuat keputusan di
manajemen level atas, sehingga karyawan tidak memiliki kesempatan untuk
bertanya atau memberikan pendapatnya. Dalam situasi seperti ini, karyawan tidak
diberikan cukup kesempatan untuk membentuk justifikasi kognitif dalam benak
mereka mengenai mengapa PHK itu diperlukan. Hal ini patut disayangkan karena
penelitian telah menunjukkan bahwa digunakannya penjelasan yang masuk akal
disertai empati cenderung dapat meminimalkan efek negatif dari keadaan yang
tidak adil (Greenberg, 1990).
Equity
Theory juga menjelaskan bahwa setelah persepsi ketidakadilan terbentuk,
karyawan akan mencoba meraih kembali keadilan dengan mengurangi jumlah
kontribusi mereka (Adams, dalam Donovan, 2001). Misalnya, karyawan bisa saja
mulai datang terlambat ke kantor atau bahkan absen sama sekali, dengan tujuan
mengurangi waktu dan kerja keras yang mereka kontribusikan pada perusahaan.
Menurut
Withdrawal Progression Model, para pekerja di atas kemungkinan akan
memulai reaksi mereka dengan tindakan-tindakan ringan seperti datang terlambat,
sebelum beralih ke tindakan yang lebih berat, seperti absen, dan pada akhirnya
keluar dari perusahaan (Johns, 2001). Memang belum tentu semua karyawan yang
tidak puas akan keluar dari perusahaan, karena masih ada factor-faktor lain
yang turut mempengaruhi seperti tingkat pengangguran di lokasi tersebut serta
tingkat ketersediaan pekerjaan lain yang dianggap menarik oleh para karyawan
tersebut (Hom and Kinicki, 2001). Namun, bahkan dalam situasi di mana karyawan
tidak dapat keluar dari perusahaan, mereka akan terus melanjutkan
pelanggaran-pelanggaran selama mereka masih merasa tidak puas (Johns, 2001).
Ini tentu saja merupakan sesuatu yang sulit diterima oleh perusahaan.
Analisi
: Sebaiknya perusahaan memberikan kejelasan pada karyawan agar tidak terjadi
perasaan ketidakadilan, berikan kejelasan yang masuk akal pada karyawan yang
sebagaimana seperti pada teori Organisational Justice (Keadilan Organisasi),
ketika karyawan mempersepsi adanya ketidakadilan, mereka akan mengambil
tindakan terhadap organisasi dengan tujuan meraih kembali keadilan. Dengan
memberikan alasan yang jelas maka akan mengurangi persepsi ketidakadilan yang
selama ini mereka pikir.
Sumber :
AA. Anwar Prabu Mangkunegara, 2001. Manajemen Sumber
Manusia Perusahaan. Bandung: PT
Remaja Rosdakarya
Henri Fayol
(1949). General and Industrial Management.
New York: Pitman Publishing. pp. 107–109. Dari:http://deathneverlost.wordpress.com/2013/11/24/mengendalikan-controlling-fungsi-manajemen/, 9 November 2014
Mukhyi, Abdul. M & Saputro,
Imam, Hadi1995. PENGANTAR MANAJEMEN UMUM.
Jakarta: Gunadarma University
Mulyono. 2008. Manajemen
Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media. Dari: http://virgotj.blogspot.com/2013/10/definisi-actuating-dan-pentingnya_16.html,
9 November 2014
Munandar, Ashar Sunyoto, (2008).
Psikologi Industri dan Organisasi. Jakarta:
Universitas Indonesia
Tidak ada komentar:
Posting Komentar